「運転者台帳の保存期間はいつまでしておけば問題ないのかな......」「保存期間に関する管理の効率化がしたい」と悩んでいませんか？
ただでさえ普段の業務が忙しいのに、運転者台帳まで完璧に管理するのは難しいですよね。
本記事では、運転者台帳の保存期間の法的要件から管理を効率化してラクにする方法までお伝えします。交通・運輸業に関わる事業所の経営者の方や運行管理者の方は、最後まで読んでみてください。
この記事のまとめ
・運転者台帳の保存期間は3年間になる
・事業用自動車を運転するすべての運転者を記録する必要がある
・運転者台帳のデジタル化は必須になる
運転者台帳の保存期間は法律で決められている
運転者台帳の保存期間は、貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の5第2項で「3年間」とされています。
第9条の2 事故の記録
1．記録の作成時期は、当該事故発生後30日以内とすること。記録の保存期間は、当該事故発生後3年間とすること。なお、当該記録については書面又は電磁的方法による記録・保存のいずれかでも差し支えない。
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上記の内容は退職者も同様で、3年間保存が必要になるため、退職したからといって破棄しないようにしましょう。
この期間の設定は、事故発生時の調査や安全管理のために重要です。退職者の運転記録も含め、すべての運転者の情報を適切に保持しておきましょう。
万が一の事故や違反が発生した際に、迅速かつ正確な対処ができます。
出典：国土交通省「貨物自動車運送事業輸送安全規則の解釈及び運用について」
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運行管理者は運転者台帳の保存期間を守ろう
運転者台帳には、事業用自動車を運転するすべての運転者を記録しなければいけません。
台帳にはフルタイムの運転者だけでなく、パートタイムや臨時の運転者も含まれます。
また、交通・運輸業に関わる事業者は運行管理者を選任し、安全な運行管理をおこなうことが義務付けられています。
■運行管理制度の概要
自動車運送事業者は、事業用自動車の運行の安全を確保するため、営業所ごとに、国家資格者である運行管理者資格者証の交付を受けている者のうちから、一定人数以上の運行管理者を選任しなければならない。引用：国土交通省「運行管理制度について」
そのため、運行管理者は運転者台帳にもとづいて、運転者の運転経歴や健康状態を把握し、適切な運行計画を進めなくてはいけません。
運転台帳に正確な情報を記録しておくことで、事故が発生した場合の対策もできます。
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運転者台帳に記載が必要な10項目
運転者台帳に記載が必要な10項目は、以下のとおりです。
| 1.作成番号および作成年月日 2.事業者の氏名または名称 3.運転者の氏名、生年月日および住所 4.雇入れの年月日および運転者に選任された年月日 5.道路交通法に規定する運転免許に関する事項 6.事故や違反の記録 7.運転者の健康状態 8.特定の運転者に対する指導や適正診断の受診状況 9.6ヶ月以内の写真 10.運転者で亡くなった場合（解任した場合）の年月日および理由 |
詳しく解説します。
1.作成番号および作成年月日
すべての運転者台帳には、作成番号と正確な作成年月日を記載する必要があります。作成番号と年月日を記載しておくことで、台帳の識別と追跡ができます。
運転者台帳に記載しておくことで、事故や違反が発生した場合も関連する記録がすぐに確認できるため、トラブル防止ができるでしょう。
作成番号を運転者台帳ごとに連番で記載し、管理しやすくしてみてください。
2.事業者の氏名または名称
運転者台帳には、事業者の氏名または名称を必ず記載しておきましょう。事業者の氏名または名称を記載しておくことによって、運転者台帳がどの会社や組織に属しているか明確になります。
そのため、運転者台帳に記載しておくことは法的責任の所在を明確にし、運転記録の信頼性を高める上でも必要不可欠になるでしょう。
とくに複数の事業者が関与する場合や外部監査がおこなわれる際には、運転者台帳の情報がきわめて重要になります。
3.運転者の氏名、生年月日および住所
運転者台帳には、各運転者の氏名・生年月日・住所を明確に記載する必要があります。
この情報は運転者の身元を明確にし、運転に関する業務の正確な記録を保持する上で必要不可欠です。また、事故や違反が発生した場合、関連する運転者の特定と責任所在の明確化にも役立ちます。
4.雇入れの年月日および運転者に選任された年月日
運転者台帳には各運転者の雇入れの年月日と、運転者として選任された年月日を正確に記載してください。
記載した日付は、運転者がどれだけの期間会社で勤務しているかや、いつから運転業務を開始したか調べるときに役立ちます。
また、貨物自動車運送事業輸送安全規則第3条において、以下のような方は一般貨物自動車運送事業などの運転者に選任できないので注意が必要です。
| ・日々雇い入れられる者（日雇い労働者） ・2ヵ月以内の期間を定めて雇用される者 ・試用期間中の者（14日をこえて引き続き使用されるに至った場合は除く） |
運転者台帳に記載する際は、上記の条件に当てはまっていないか十分に確認しておきましょう。
5.道路交通法に規定する運転免許に関する事項
運転者台帳には、各運転者の運転免許に関するすべての重要な情報、とくに道路交通法にもとづく事項を詳細に記録する必要があります。
記録する内容としては、以下の3点です。
| ・運転免許証の番号および有効期限 ・運転免許の年月日および種類 ・運転免許に条件が付けられている場合は、当該条件 |
交通・運輸業に関する事業所の経営者の方や運行責任者の方は、運転者が有効期限切れの免許を使用していないかや交通違反をしていないかよく確認しておきましょう。
6.事故や違反の記録
運転者台帳には、各運転者の関与した事故や交通違反の詳細を正確に記録する必要があります。事故や違反の記録は、運転者の安全運転記録を追跡し、会社の安全基準を評価する上でも重要です。
また、将来の事故を防ぐためのリスク評価と改善策の策定にも役立つでしょう。とくに事故の当事者となった場合や道路交通法第108条の34の規定による違反の通知を受けたときの記録は必須です。
第百八条の三十四
車両等の運転者がこの法律若しくはこの法律に基づく命令の規定又はこの法律の規定に基づく処分に違反した場合において、当該違反が当該違反に係る車両等の使用者の業務に関してなされたものであると認めるときは、公安委員会は、内閣府令で定めるところにより、当該車両等の使用者が道路運送法の規定による自動車運送事業者、貨物利用運送事業法の規定による第二種貨物利用運送事業を経営する者又は軌道法の規定による軌道の事業者であるときは当該事業者及び当該事業を監督する行政庁に対し、当該車両等の使用者がこれらの事業者以外の者であるときは当該車両等の使用者に対し、当該違反の内容を通知するものとする。
7.運転者の健康状態
各運転者の健康状態に関する情報に関しても、運転者台帳に適切に記録しておきましょう。
運転者の健康状態は、運送業務の安全にも直接影響をあたえます。運転者が健康上の理由で特定の運転業務をおこなえない場合、情報を知ることは企業側の責任です。
運転者の健康情報を適切に管理し、定期的な健康診断をしましょう。とはいえ、詳細を運転台帳に毎回記載するのは難しいので、健康診断結果通知を添付するようにして対処してみてください。
8.特定の運転者に対する指導や適正診断の受診状況
運転者台帳には、各運転者への指導内容や適正診断の受診状況を詳細に記録する必要があります。
この記録は、運転者が受けた安全指導や健康診断の履歴を示せるため、企業が運転者の能力向上と健康管理に取り組んでいることを証明できます。
特定の運転者の定義と特定の運転者が受診する必要がある適正診断は、以下のとおりです。
| 区分 | 説明 | 受診する診断 |
| 事故惹起者 | ・死者または重傷者を生じた事故を引き起こした者 ・軽症者を生じた事故を起こし、事故前3年間に交通事故を引き起こしたことがある者 |
・死亡または重傷者を生じた事故を起こした場合「特定診断Ⅱ」 ・それ以外の場合「特定診断Ⅰ」 |
| 初任運転者 | ・運転者として新たに雇入れた者 | ・初任診断 |
| 高齢者 | ・65歳以上の者 | ・適齢診断 |
9.6ヶ月以内の写真
運転者台帳には、各運転者の6ヶ月以内に撮影された最新の写真が必要になります。最新の写真は運転者の現在の外見を正確に反映しており、身元確認や安全管理において重要です。
写真を撮影するときは、以下の点に注意しましょう。
| ・単独で撮影する ・上三分身にする ・帽子はかぶらない ・正面から撮影する ・シンプルな背景で撮影する |
運転者の顔がはっきりと写っている写真を、記載するようにしてみてください。
10.運転者で亡くなった場合（解任した場合）の年月日および理由
運転者が亡くなった場合や解任された場合の、具体的な年月日と理由についても、運転者台帳に記録する必要があります。
運転者が亡くなった場合（解任した場合）の年月日および理由は、運転者の雇用状況を把握するために必要です。
| ・運転者が現在も事業用自動車の運転者として働いているかどうか ・運転者が亡くなった場合、遺族に対する補償や保険の適用可否はどうなっているか |
法的な監査や問題発生時に、適切な記録があることで会社側の責任と透明性も示せるため、必ず記載するようにしてみてください。
関連記事：ドライバーの事故削減のために運送会社ができる取り組みとは？
運転者台帳の一般的な保存・管理方法
運転者台帳の一般的な管理方法として、以下の4点を意識しておきましょう。
| ・情報の記録と更新をする ・アクセス管理をする ・法律を厳守する ・データのバックアップ体制を整える |
それぞれ見ていきます。
情報の記録と更新をする
交通・運輸業に関する事業所の経営者の方や運行責任者の方は、運転者台帳に含まれる情報を常に最新の状態に保たなければいけません。そのため、定期的な記録と更新が必須になります。
運転者台帳の情報を正確に記録・更新するためには、以下の点に注意しましょう。
| ・記載項目を正しく理解する ・記載内容を定期的に確認する ・記載された情報に変更がある場合は迅速に更新する |
正確かつ最新の情報は、運送業務の効率と安全を保証する上で必要不可欠です。運転者の情報、とくに免許の有効期限や健康状態などのデータの管理には注意が必要です。
データは時間の経過とともに有効期限が切れたり、従業員が体調を崩したりする場合があるため、定期的に管理してみてください。
アクセス管理をする
運転者台帳のアクセス管理を徹底することで、情報を安全に保管し、不正アクセスや情報漏れを防止できます。
運転者台帳のアクセス管理を徹底するためには、以下の点を意識してみてください。
| ・アクセス権限を適切に設定する ・閲覧・編集履歴を記録する ・セキュリティ対策を講じる |
運転者台帳に含まれる情報は、運転者の個人情報や業務に関連する機密情報を含むため、無断アクセスや情報漏れを防ぐ必要があります。
運転者台帳をデジタル方式で管理する場合、信頼できるシステムを利用するようにしましょう。
法律を厳守する
運転者台帳の管理にあたっては、法律を厳守する必要があります。
法律に定められた保存期間や記載内容を守ることで、交通・運輸業の事業者として法的責任を果たし事故やトラブルを防止できます。
また、法律を守ることは会社の信頼性向上や業界内での評判を維持する上でも重要になるでしょう。
データのバックアップ体制を整える
運転者台帳のデータバックアップ体制を整えることで、万が一の事故やトラブルに備えられます。また、運転者の事故や違反記録など、重要な情報を安全に保管できます。
もし、災害やシステム障害、ハッキングなど予期しない事態が発生した場合、バックアップがなければ重要な情報は永久に失われてしまうでしょう。
そのため、データの安全なバックアップは、法律を守り運送業務の透明性を確保する上でもきわめて重要です。運送者台帳をデジタル化している場合、データのバックアップ体制はしっかりと整えておきましょう。
運転者台帳の保存・管理はデジタル化が必須
交通・運輸業に関する事業所の経営者の方や運行管理者の方は、運転者台帳のデジタル化を通じて、管理方法の効率化は必須になるでしょう。
デジタル化された台帳は、紙ベースの記録よりも迅速なデータアクセスや編集、共有が可能になります。また、デジタル化はデータ損失のリスクを減少させ、災害や事故の際のデータ復旧も容易です。
デジタル化と紙媒体の運転台帳の違いを以下の表にまとめてみたので、参考にしてみてください。
| 紙の運転管理台帳 | デジタル化による運転管理台帳 |
| ・保存や検索に手間がかかる | ・データベースに保存し、検索が簡単にできる
・情報をすぐに見つけられる |
| ・データの紛失や破損のリスクがある | ・クラウド上に保存し、データの紛失や破損のリスクを削減できる |
| ・改ざんや不正のリスクがある | ・セキュリティ対策を施し、改ざんや不正アクセスのリスクを軽減できる |
弊社でも2024年問題に向け、物流業界に特化した「ロジポケ」という業務改善・経営支援のクラウドサービスを提供しています。
| ・経営管理 ・運送手配 ・請求管理 ・安全教育 ・監査対策 ・採用 |
上記の内容まで、一貫して支援させていただいています。交通・運輸業の方で運転台帳の保存に関してお困りの方は、お気軽にご相談ください。
紙の運転者台帳の管理をデジタル化するだけでも、時間や管理の手間が大幅に削減できます。ぜひ、この機会にデジタル化を検討してみてはいかがでしょうか。
運転者台帳の保存期間についてのまとめ
運転者台帳の保存期間は、法律で定められており適切な管理が必要です。
また、運転者台帳には免許情報や健康状態などを記録し、定期的に更新しなければいけません。とはいえ、従業員が増えたり、業務が増えたりと紙で管理するのには限界もあります。
交通・運輸業に関する事業所の経営者の方や運行責任者の方は、運送者台帳のデジタル化のメリットを生かし、日々の業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。
