車両管理台帳を正しく作成できているのか気になりますよね。本記事では、車両管理台帳に記載が必要な内容と作成するポイントまで解説しています。ぜひ、参考にして正しい車両管理台帳を作成してみてください。
この記事のまとめ
・車両管理台帳は事業運営に関わる重要な書類になる
・車両管理台帳は運送管理システムの利用がおすすめ
・一覧表に状況をまとめておくと管理しやすい
車両管理台帳とは？
車両管理台帳は、交通・運輸業において運行計画や運転者の勤務状況、安全管理などを記録する重要な書類です。
車両の基本情報や保守・点検記録を管理台帳に記録しておくことで、車両の状態を把握し、安全運行に努められます。また、事故記録を記録しておくと事故の原因を分析し、再発防止策も講じられるでしょう。
貨物自動車運送事業や労働基準法の基準に従って、車両管理台帳を管理してみてください。
車両管理台帳に記載すべき3つの必須項目
車両管理台帳に記載すべき、3つの必須項目について説明します。
| ・車両を特定する項目 ・車両の状況を把握する項目 ・車両の保険に関する項目 |
項目ごとに見ていきましょう。
車両を特定する項目
車両管理台帳作成において重要なのは、各車両を正確に特定する項目の記載になります。記載する内容としては、以下の2つがあります。
| ・購入、廃車に関する内容 ・車両本体似関する内容 |
それぞれの内容を以下にまとめたので、見てみてください。
購入・廃車に関する内容
車両管理台帳に記載する購入・廃車に関する内容は、以下のとおりです。
| 記入する内容 | 説明 |
| ・登録番号（車両番号やナンバープレートなど） | ・車両のナンバープレートに表示されている識別番号を記入する |
| ・車両モデル | ・自動車のメーカーと車体のモデル名を記入する |
| ・車体識別番号 | ・車のモデルや車種を区分するための識別番号を記入する |
| ・フレーム番号 | ・車検証に記載されている、または車体に刻印されている番号を記入する |
| ・車両登録日 | ・車両が運輸支局に登録された年と月を記入する |
| ・車体のカラー | ・車体のカラーを記入する
・特有の特徴があればあわせて記入する |
| ・乗車可能人数 | ・車両に乗車可能な最大人数を記入する |
上記の内容を車両管理台帳に記入しておくと、車両の老朽化や破損した場合、購入からの経過年数と使用状況をもとに新しい車両の購入計画を立てられます。
そのため、車両の購入および廃車に関する情報を詳細に記録しておき、管理台帳に反映させることが重要です。
車両本体に関する内容
車両管理台帳には、車両本体の詳細な情報も記載しなければいけません。記載内容は、以下になります。
| 記入する内容 | 説明 |
| ・車両入手日 | ・車両を入手した年と月を記入する |
| ・販売店 | ・車両を購入した販売店やディーラーの名称を記入する |
| ・新車、中古車の区分 | ・車両が新車か中古車かを示す区分を記入する |
| ・購入またはリースの費用 | ・車両購入またはリース契約に要した金額を記入する |
| ・廃車または契約解除日 | ・車両を廃車にした年月、またはリース契約を終了した年月を記入する |
車両本体に関する情報は、資産管理や予算計画、および車両の全体的な運用効率の向上に欠かせません。車両本体に関する詳細な情報を車両管理台帳に継続的に記録し、車両の状態を最適に保つようにしましょう。
車両の状況を把握する項目
車両管理台帳には、現在の車両状況を把握するための詳細な情報が必要です。記載する内容としては、以下の3つがあります。
| ・車検・整備状況に関する内容 ・修理・事故に関する内容 ・使用・管理に関する内容 |
詳しく解説します。
車検・整備状況に関する内容
車両管理台帳では、車検と整備の状況を以下のように記載しなければいけません。
| 記入する内容 | 説明 |
| ・車検満了日 | ・次回車検の有効期限を記入する |
| ・点検記録 | ・定期的に実施された点検の詳細内容を記入する |
| ・サービス提供業者 | ・車両の点検や整備を担当した業者の名称および連絡先を記入する |
| ・整備状態 | ・最新の整備内容および整備の状況を記入する |
実施された整備内容は、車両の安全運行と法規準拠を確保するために必要な情報です。車両の整備計画を立てる際の基礎データとしても活用できます。
修理・事故に関する内容
車両管理台帳では、各車両の修理歴や事故歴に関する詳細な記録も必要不可欠です。記載する内容は、以下のとおりです。
| 記入する内容 | 説明 |
| ・修理履歴 | ・過去に行われた修理の箇所と原因を記入する |
| ・事故発生時刻 | ・事故が発生した具体的な日時を記入する |
| ・事故の詳細 | ・事故の具体的な状況や原因、関与した人物などの詳細情報を記入する |
| ・事故処理の記録 | ・事故後の処置と結果を記入する |
車両の修理・事故歴を詳細に記録することで、車両の安全性を確保し効率的な運用計画を立てられます。
使用・管理に関する内容
車両管理台帳に使用・管理に関する内容については、以下を記載しましょう。
| 記入する内容 | 説明 |
| ・担当部署 | ・車両を主に使用する部門または部署名を記入する |
| ・運転担当者 | ・車両を運転する運転手の氏名を記入する |
| ・使用者の変更記録 | ・車両を使用する人物や管理者の変更履歴を記入する |
誰が担当しているか明確にするためにも、使用・管理に関する内容は忘れずに記入する必要があります。
車両の保険に関する項目
車両管理台帳には、各車両の保険に関する詳細な情報を記載する必要があります。記載内容は、以下のとおりです。
| ・自賠責保険について ・任意保険について |
それぞれ解説します。
自賠責保険について
車両管理台帳には、各車両の自賠責保険に関する情報を以下のように記載しなければいけません。
| 記入する内容 | 説明 |
| ・保険期間 | ・保険の契約開始日と満了日を記入する |
| ・保険提供者 | ・契約を結んだ保険会社の名称を記入する |
| ・証券番号 | ・保険証券に記載された固有の番号を記入する |
| ・保険金額 | ・保険がカバーする金額の範囲を記入する |
自賠責保険は法律で義務付けられており、車両の運行管理と法規準拠の確認に重要です。もし、自賠責保険の有効期限が切れている車両を運行してしまうと、法的な問題が生じる可能性もあります。
自賠責保険に関する情報を、車両管理台帳に正確に記録するようにしましょう。
任意保険について
車両管理台帳では、任意保険の加入状況も以下のように記載する必要があります。
| 記入する内容 | 説明 |
| ・保険提供者 | 保険契約を結んだ会社の名称を記入する |
| ・証券番号 | 保険証券に記載されている証券番号を記入する |
| ・保険契約期間 | 保険の有効開始日と終了日を記入する |
| ・代理店情報 | 保険契約の仲介をおこなった代理店の名称を記入する |
| ・保険の詳細 | 保険の種類やカバーする条件、その他重要な詳細を記入する |
任意保険の補償範囲を把握しておくことで、事故発生時の損害負担を正確に理解し、迅速に対応できます。
車両管理台帳を利用する上でおさえたい4つのポイント
車両管理台帳を利用する上でおさえたい4つのポイントも、それぞれ紹介します。
| ・万が一のために一定期間保存しておく ・定期点検・車検などの実施日と更新を日付順にまとめる ・証明書のコピーもあわせて保管しておく ・一覧表に状況をまとめておく |
万が一のために一定期間保存しておく
車両管理台帳は、万が一の状況に備えて一定期間保存しておきましょう。保存しておくと、事故や法的な問題が発生した際に、必要な情報を迅速に提供できます。
労働基準法の観点からも、以下の期間保存しておくと安心です。
| ・車両の保険証書：保険期間満了後5年間 ・点検記録：点検実施日から5年間 ・事故記録：事故発生日から5年間 |
また、車両管理台帳は紙で保管するのではなく、電子データとして保管しておくと紛失リスクを削減できます。デジタル化していない場合、運送管理システムの導入もおすすめです。
定期点検・車検などの実施日と更新を日付順にまとめる
車両管理台帳では、定期点検や車検などの実施日と更新情報を日付順にまとめることが重要です。定期点検・車検では、車両の各部位の状態を点検し、必要に応じて修理や部品交換をおこないます。
そのため、点検や修理の実施日と更新を日付順にまとめておくことで、車両の安全性や法令遵守の状況を把握しやすくなります。
証明書のコピーもあわせて保管しておく
証明書のコピーを保管しておくことで、車両の状況や法令遵守の状況を証明する資料として役立ちます。
たとえば、車両が事故に遭遇した際、保険証のコピーがすぐに参照できると保険会社への連絡や事故処理が迅速に進行できます。
また、各車両に関連する重要な証明書のコピーを車両管理台帳に添付し、これらの書類を整理して保管することで緊急時に役立ちます。
証明書のコピーは、車両管理台帳とは別に安全な場所に保管するようにしてみてください。
一覧表に状況をまとめておく
一覧表に車両の状況をまとめておくことで、車両の管理状況を効率的に把握しやすくなります。一覧表により各車両の運行状況やメンテナンス記録、車検の期限などを一目で確認でき、管理する効率も大幅に向上するでしょう。
また、一覧表にまとめる際、運送管理システムを利用すると、より抜け漏れなく情報をまとめられます。ぜひ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
車両管理台帳に関するよくある質問
車両管理台帳に関する、よくある質問を3つまとめました。
| ・車両管理台帳は無料で作成できますか？ ・車両管理台帳システムは便利ですか？ ・車両管理台帳の保存期間はいつまでですか？ |
それぞれ見てみましょう。
車両管理台帳は無料で作成できますか？
車両管理台帳は、無料で作成できます。無料で作成する場合は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを利用するのが一般的です。
しかし、無料の表計算ソフトでは、車両管理台帳に必要な項目をすべて管理できない場合や更新・検索作業を手作業でおこなう必要があります。
そのため、車両管理台帳の管理を効率化させたいときは、運送管理システムの利用がおすすめです。
車両管理台帳システムは便利ですか？
車両管理台帳システムは、車両管理を効率化する上で非常に便利です。定期点検や車検の実施状況、保険の加入状況など、パソコンやスマートフォンから簡単に入力・管理できます。
従来は、紙の台帳に手書き入力とExcelの表計算ソフトを利用して作成するのが一般的でした。しかし、これらのソフトは、車両管理台帳に必要な項目すべてを管理するのは難しくなります。
そのため、データ共有や分析も簡単におこなえる、車両管理台帳システムの利用が便利でおすすめできます。
車両管理台帳の保存期間はいつまでですか？
車両管理台帳の保存期間についても、法令による明確な決まりはありません。車両管理台帳に関する具体的な法令もないので、保管する期間は企業側に一任されています。
しかし、貨物自動車運送事業輸送安全規則※1）では、一般貨物自動車運送事業者に対して記録を1年間保存する義務があります。
また、労働基準法※2）でも5年間の労働ないように関する保存義務があるため最低でも1年、できれば5年間は保存するようにしましょう。
出典：※1）国土交通省「貨物自動車運送事業輸送安全規則の解釈及び運用について」
出典：※2）厚生労働省「改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ」
まとめ
車両管理台帳は運行記録やメンテナンス履歴、保険情報など多くの重要な情報を記入しなくてはなりません。本記事で解説した記載内容を参考にして、車両管理台帳の作成と管理をおこなってみてください。
弊社でも運送業務に特化している「ロジポケ」というサービスを提供しています。車両管理台帳作成を含め、対応できる業務は以下のとおりです。
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サービスを利用している交通・運輸業の事業所も、令和5年11月時点で5,000件を超えており、安心してご利用いただけます。運行指示書作成の効率化を検討している方は、お気軽にご相談ください。
