運転日報をペーパーレス化する5つのメリットを紹介します。また、ペーパーレス化が必要な理由、ペーパーレス化に活用できるオススメツール3選も紹介します。
運転日報のペーパーレス化を検討している運送会社の方は参考にしてください。
この記事のまとめ
・運転日報の作成は専用の運送管理システムを利用すると便利
・運送管理システムを利用するとスマホでも管理できる
・ペーパーレス化すると運転日報の管理がしやすい
運転日報にペーパーレス化は必要なのかについて
なぜ運転日報をペーパーレス化する必要があるのか、従来の運転日報の問題点を解説します。
運転日報の基礎知識
運転日報は、運送会社が保有する車両の運用状況を詳細に記録する文書です。
特に一般貨物自動車運送業者などは、輸送安全のための規則に基づき、日報の作成と保管（1年以上）が法律で義務付けられています。
また、運転日報は交通事故や違反行為の際の記録だけでなく、労働管理や業務の効率化をおこなうためにも必要なデータです。日報への記録が必要な主な項目は、以下の通りです。
- 運転者名
- 車両の登録番号・識別情報
- 勤務の開始と終了の時間及び場所
- 走行経路と距離
- 運転の交代時刻や場所
- 休息や睡眠の取得時刻と場所
- 貨物の積み下ろし状況
- 交通事故や顕著な遅れ
- その他の異常が発生した際の状況とその原因
なお、一般企業で多数の車両を運用している場合、運転日報は「道路交通法施行規則」に則って作成されるのが一般的です。
運転日報を手書きでおこなう問題点
続いて、運転日報を手書きでおこなう3つの問題点を紹介します。
時間がかかる
日報作成は運転に関する日々の活動をすべて記録する必要があるため、手書きだと時間と労力を大量に消費します。場合によっては、日報を書くために残業が発生することもあるのです。
また、手書きだと記入者によって書き方に癖があるので、書類としての一貫性が欠けやすいことも問題です。
管理の手間がかかる
紙で管理する日報を保管する際は、誰がいつ書いたかを明確に識別できるように、丁寧な整理が必要です。毎日新しい日報が増えていくので、保管スペースの確保も課題となります。さらに、紙ベースの記録は必要な情報を探したいときにも不便です。データ化していれば情報検索によって容易に情報を探せますが、紙ベースの記録から情報を探すには相応の時間と労力が必要です。
読みにくい
手書きだと読みにくいことが多いのも問題です。運転日報を記入する際は忙しい合間に対応することが珍しくないので、筆記が雑になりがちなのです。
記録内容についてドライバー自身に確認することはできますが、書いた本人でさえ何を記録しようとしたのかわからないこともあります。
関連記事：法定点検は義務なの？重要性と車検との違いも徹底解説
運転日報をペーパーレス化する5つのメリット
運送管理システムで運転日報をペーパーレス化する5つのメリットは、以下のとおりです。
| ・自動で日報の作成ができる ・スマホで管理できる ・リアルタイムで車両の位置を確認できる ・正確なデータを取得できる ・事務作業が効率化する |
それぞれ解説します。
自動で日報の作成ができる
運送管理システムで運転日報をペーパーレス化するメリットは、日報の自動作成ができることです。
専用の運送管理システムを利用すれば、スマートフォンやパソコンを使用し、ボタンを押すだけで日報が簡単に作成できます。
上記のような方法は、紙への手書き記入や一般的な表計算ソフトでは利用できません。
日報の自動作成機能は、業務の効率化とデータ管理の正確性向上に大きく関わるため、デジタル化をした上で運転日報のペーパーレス化をしてみるとよいでしょう。
スマホで管理できる
運転日報をペーパーレス化する際の重要なメリットのひとつは、スマートフォンを利用して手軽に管理できる点です。
スマートフォンを用いることで、ドライバーや運送管理者は場所を問わず、どこでも日報の作成やチェック、更新をおこなえます。
場所を問わず確認できるため、オフィスに戻る必要がなく業務時間を有効に使えます。交通・運輸業に関わる事業者の方は、運転日報のペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。
リアルタイムで車両の位置を確認できる
運転日報をペーパーレス化する際、運送管理システムを利用することで、運転日報に加え、車両の位置をリアルタイムで確認できるメリットがあります。
運送管理システムは、GPS機能をうまく活用し車両の正確な位置情報をリアルタイムで把握できます。
運送管理者は車両の運行状況を常時確認できるようになるため、効率的な運行管理や緊急時の早急な対応が可能になるでしょう。
正確なデータを取得できる
専用の運送管理システムを使用すると、自動で正確なデータが取得できるのも大きなメリットです。手書きの記録や表計算ソフトだと、記入漏れや打ち間違えなどが発生するおそれがあります。
その点、運送管理システムだとシステムが自動計算してくれるので、入力ミスやデータの不整合を大幅に減少できるでしょう。
これにより、ドライバーの運転時間や走行距離、休憩時間などのデータが正確に記録され、運送管理者はより信頼性の高い情報をもとに業務を進められます。
事務作業が効率化する
専用の運送管理システムをもちいた運転日報のペーパーレス化は、社内全体の事務作業も大幅に改善できます。
運転日報を表計算ソフトに手打ちしたり、紙に手書きしたりすると思ったより、時間がかかり大変と感じることも多いのではないでしょうか。
このような運行管理者や事務担当者の事務作業の負担を、運送管理システムをもちいると軽減できます。
事務作業をもっと効率化したいと考えている方は、ぜひ運送管理システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
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運転日報をペーパーレス化するおすすめツール｜3選
運転日報をペーパーレス化する方法は、以下の3つあります。
- 表計算ソフトを利用する
- 専用の運送管理システムを利用する
- 運転日報アプリを利用する
詳しく解説します。
表計算ソフトを利用する
運転日報をペーパーレス化する方法として、ExcelやGoogleスプレットシートなどの表計算ソフトを利用する方法があります。
表計算ソフトは日報の作成や管理、記録など、表やグラフでまとめられるため、紙での保存と比べると管理コストを大幅に削減できます。
開始時間・終了時間・走行距離など、運転日報のカスタマイズも可能で、自動集計やレポート作成も簡単にできるでしょう。
しかし、表計算ソフトは無料で利用できるものもある反面、業務管理に関して限定的になるため、業務効率改善の実感は感じにくいかもしれません。
専用の運送管理システムを利用する
交通・運輸業における運転日報のペーパーレス化には、専用の運送管理システムの利用がおすすめです。
国土交通省「中小トラック運送業のための ITツール活用ガイドブック」でも、多くの企業が運送管理システムの効果を実感しているようです。
また、運送管理システムを利用することで、日報の作成や管理、記録が自動化された上で勤怠管理、点呼といった別の内容まで管理できます。
表計算ソフトのように限定的な管理にならないため、社内の業務が劇的に改善されるでしょう。表計算ソフトと運送管理システムを比較すると、以下のようになります。
| 特徴 | 運送管理システム | 表計算ソフト |
| ・データ管理 | ・高度なデータ管理ができる ・分析機能がついている |
・簡単なデータ管理のみ |
| ・カスタマイズ性 | ・業務に特化したカスタマイズができる | ・簡単なカスタマイズのみ |
| ・管理コスト | ・初期費用や月額費用がかかる | ・無料または低価格で利用できる |
| ・機能性 | ・業界特有のニーズにあわせた高度な機能がある | ・限定的な機能のみ |
| ・更新性 | ・リアルタイムでのデータ更新と共有ができる | ・自動更新は基本できない |
| ・レポート作成 | ・高度なレポート作成機能がついている | ・自動でのレポート作成は基本できない |
早くから、運送管理システムをもちいたデジタルトランスフォーメーション（DX化）を進められると、競合他社とも差別化が図れるようになります。
運転日報アプリを利用する
アプリを利用すると、運転手はスマートフォンを通じて出発・到着時刻、休憩や休息の時間、荷物の積み込みなどの情報を簡単に記録できます。
リアルタイムでデータ入力が可能なため、記録の精度が向上します。また、GPS機能を組み込むことで、ドライバーの位置情報を自動で記録し、手動入力の負担を軽減できるため、一石二鳥です。
ただし、アプリを使用しても一定の入力作業は避けられないため、完全に日報作業を自動化するとまではいきません。
関連記事：運転日報の義務と罰則はどのようなものがあるの？デジタル化で対策する方法も紹介
運転日報のペーパーレスに関するよくある質問
運転日報のペーパーレスに関するよくある質問を3つ厳選しました。
| ・運転日報のアプリで無料のものはありますか？ ・運転日報の手書きと比較して運送管理システムは何がすぐれていますか？ ・運転日報を電子保存するときに気をつける点はありますか？ |
ひとつずつ見てみましょう。
運転日報のアプリで無料のものはありますか？
運転日報のアプリには、無料で使えるものもあります。しかし、無料アプリは機能やサポートが限られているため利用時には注意が必要です。
予算的にすぐに有料の運送管理システムの導入が難しい企業様は、無料のものからはじめてみてもよいかもしれません。
とはいえ、少しの費用をかけるだけで、業務の効率が向上するのであれば、すぐにもとの費用は回収できます。現在の予算と業務状況に応じて、運送管理システムの導入を検討してみてください。
運転日報の手書きと比較して運送管理システムは何がすぐれていますか？
ペーパーレスの運転日報システムは、手書きの日報に比べて、多くの面で優れています。運転日報の手書きと比べて、運送管理システムには以下のようなメリットがあります。
| ・入力の手間が減らせる ・入力のミスが減らせる ・データの検索や集計が簡単にできる ・保管や管理が簡単にできる |
運送管理システムには、上記のようなメリットが多くあります。また、デジタル化されたデータは分析やレポート作成にも役立ち、経営戦略にも生かせるでしょう。
運転日報の効率化と業務の改善を目指す場合、運送管理システムを導入して、ペーパーレス化を進めるのがおすすめです。
運転日報を電子保存するときに気をつける点はありますか？
運転日報をペーパーレス化して電子保存する際には、いくつか注意すべき点があります。
| ・データの改ざん防止 ・データの保管方法のマニュアル化 ・アクセス権限の設定 |
電子保存で気をつけることは、上記のようにデータの安全性の確保とデータの紛失防止に努め、バックアップの管理をすることです。
電子保存を適切におこないたい場合、有料の運送管理システムの利用をおすすめします。
関連記事：車両管理台帳の仕組みはどうなっている？記載すべき内容について説明
運転日報のペーパーレス化についてのまとめ
運転日報をペーパーレス化することで、収納スペースを作れたり、適切なデータの保存ができたりと多くのメリットがあります。
ペーパーレス化して運転日報の効率化を図りたい交通・運輸業の経営者の方は、運送管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
弊社でも交通・運輸業を経営している方向けに「ロジポケ」という物流管理システムを提供しています。提供サービスの内容は、以下のようなものがあります。
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