物流業界

在庫管理はシステムが常識?エクセル利用の課題とは

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在庫管理の方法は企業ごとに異なりますが、手書きやエクセルで管理をしている企業も多いのではないでしょうか。しかし、手書きやエクセルでの管理は人が行う作業のため、どうしてもミスは付きものです。

そんな中、近年は在庫管理にシステムを導入する企業も増加してきており、在庫管理システムの注目度は徐々に高まってきています。

そこで本記事では在庫管理の目的やメリット在庫管理のやり方在庫管理システムを導入するメリットなどについて解説します。

在庫管理とは

在庫管理とは、自分たちが扱っている商品や資材、備品などの在庫を管理する業務です。

ただ在庫を管理するだけでなく、必要な時に必要な分を供給できるように、決まった水準の量を保つことも在庫管理に該当します。

在庫管理の目的

在庫管理の目的は、保管してある製品などの在庫を常に適正在庫に保つことです。この適正在庫というのは、「欠品を出さない最小限の在庫」を指します。

過剰な在庫は不良在庫として残るリスクがあり、在庫が不足すると今度は利益損失のリスクが生じます。在庫管理を徹底していくことで、会社の利益に繋がっていくのです。

在庫管理をするメリット

在庫管理をするメリットは、現場で作業する上でのメリットの他に、経営上でもメリットがあります。在庫管理をするメリットを現場と経営上の二つの観点から、解説していきます。

現場におけるメリット

在庫管理をする現場におけるメリットは「利益を上げられる」「生産性が向上する」「在庫責任が明確になる」などがあげられます。

在庫管理を徹底していくと、過剰在庫や欠品による損失をなくすことができるため、利益の向上が見込めます。

現在どのくらいの商品を在庫として確保してあるかを確認することで、余計な発注などを防ぐことも可能です。

また、それまで在庫把握に時間を費やしていたものを改善することにより、仕事の効率化や余分なコスト削減を実現します。

そして、逆に在庫管理を行っていないと、何かトラブルが発生した際に「誰が・なぜ・どのように」といった原因の追及に時間がかかってしまいます。

在庫管理を行う部署・責任者を設けて在庫責任を明確にして在庫管理を行うことで、問題が発生した場合に迅速に対応できるのです。

経営上のメリット

在庫管理をする経営上のメリットは「仕事の質が上がる」「会社の信頼度が高まる」「キャッシュフローの改善が見込める」などがあげられます。

在庫管理を怠ると、作業に支障をきたして、業務が遅れるトラブルにも繋がりかねません。ですが、在庫管理を徹底し、ミスを未然に防ぐことによって、仕事の質を上げることが出来ます。そして、仕事の質が上がることにより、クライアントからの評価も向上して、継続した発注に繋がるのです。

クライアントの評価が上がるということは、会社の信頼度が高い証拠です。小さなことかもしれませんが、在庫管理は会社をより良い方向に導いてくれます。

仕事の質が上がり、クライアントからの評価が高くなると次に変化するのはキャッシュフローです。

企業が抱えている在庫は会社にとっての資金であり、その資金を上手くコントロールすることで利益が生まれます。在庫管理を行うことで、停滞していたキャッシュフローの改善にも繋がります。

在庫管理の方式

在庫管理の方式は主に「定量発注方式」「定期発注方式」の2つの方式に分類されます。

定量発注方式は、あらかじめ決められていた数量を下回った際に商品の発注を行う方法です。期間ではなく在庫数によって発注を行うため、在庫の増減によって発注のタイミングが変わります。

この方法の場合、在庫のズレが生じてしまうと欠品に繋がるため、在庫量を正確に把握して管理する必要があります。そのため、比較的需要が高く、注文頻度の高い商品の発注方法としておすすめの方式です。

定期発注方式は、在庫の数量ではなく一定の期間を決めて発注を行う方法です。発注に一定の期間を設けており、商品ごとに数量を調整することができます。

この方法は商品によって発注数を変える必要があるため、商品ごとに見積もりを作るなど手間がかかります。しかし、高価な商品や注文の増減が激しい商品にはおすすめの方式です。

この2つの発注方式の他にも、発注量をその都度決める「不定量不定期発注方式」、なくなったら困る商品のための「簡易発注方式」、発注先と契約を結んで毎日一定量納品させる「同期化発注方式」、在庫数や計画を定期的に確認して計画に合わせた発注を行う「分納発注方式」を実施する企業もあります。

在庫管理をする6つの方法

在庫管理をするためにはどのような方法が有効なのでしょうか。ここでは、実際に在庫管理をする上で行われている6つの方法を紹介します。

手書きでアナログ管理

在庫管理をする方法の1つ目は、手書きでのアナログ管理です。

手書きでのアナログ管理では、目視で商品の確認を行い、確認した数を手書きで残していきます。

この方法で在庫管理を行う場合、商品は目視と帳簿などで記録・保管するため、機械を導入しづらい保管スペースや管理する商品が少ない場合に有効です。

しかし、人間が目視で確認することからミスが発生しやすいため、二重チェックを行うなど管理を徹底して行うことが重要になります。

ロケーション管理

在庫管理をする方法の2つ目は、ロケーション管理です。

ロケーション管理は、あらかじめ商品の位置を決めておくことで、出荷業務の効率化と在庫管理を両立させる方法です。

そしてロケーション管理には、商品の場所を固定する「固定ロケーション」と、商品の場所を固定しない「フリーロケーション」の2つの方法があります。

商品の場所を決めておくことで在庫管理がしやすい利点がありますが、フリーロケーションでの管理の場合は目視での管理が難しく、システムが必要です。

ABC分析

在庫管理をする方法の3つ目は、ABC分析です。

ABC分析は、商品の価格や売れ行きなどで商品を分類し、管理する方法です。商品を分類してグループ分けを行うことで、在庫管理の効率化を図れるだけでなく、安定した売上構築を確立できます。

しかし、商品に対して優先順位を決める際は、期間限定商品など売れる期間が限られている商品の分類に注意が必要です。

入出庫管理

在庫管理をする方法の4つ目は、入出庫管理です。

入出庫管理は、在庫管理している商品が倉庫でどれだけ出し入れがあったかを管理する方法です。

商品がいつ・どこで・どれくらい変動したかを正確に把握することができ、管理方法がアナログ・デジタルのどちらにも対応可能なため、実践しやすい方法とされています。

しかし、近年ではデジタル化が進んでいるため、導入する場合には一定のコストがかかります。

エクセル管理

在庫管理をする方法の5つ目は、エクセル管理です。

エクセル管理は、入出庫管理をエクセルを使ってデータ化・管理します。パソコンやスマホから個別にエクセルで作られた管理表を閲覧できるため、複数人で分担して在庫管理を行うことが可能です。

しかし、一から在庫管理表を作成する必要があり、システム管理に時間がかかることや、手書きで行っていたものをエクセルで管理するため、ミスが起こりやすくなっています。

クラウドサービス・ソフトウェア

在庫管理をする方法の6つ目は、クラウドサービス・ソフトウェアです。

クラウドサービス・ソフトウェアは、在庫管理に特化したシステムを導入することで、効率的に在庫管理を行う方法です。システムがすでに出来上がっている状態で、データが正確なことからミスが少なく効率化が図れます。

しかし、自分たちに合ったものを導入しないとコストがかさみ、複雑な操作でかえって時間や手間がかかる場合もあるため、選び方には注意が必要です。

在庫管理でよく使われる端末

在庫管理でよく使われる端末は、作業場所によって様々です。今回は特に多く導入されている3つの端末について解説していきます。

スマートフォンやタブレット

在庫管理でよく使われる端末の1つ目は、スマートフォンやタブレットです。

スマートフォンやタブレットを使って在庫管理を行う場合、端末さえあればアプリを入れることで誰でも在庫管理を行うことができます。スマホやタブレットからアプリをインストールしてすぐに業務を行えるため、時間の効率化だけでなく、操作が簡単なものが多いことから未経験者でも在庫管理が可能です。

一方で、導入に一定のコストがかかることや、アプリだと機能に限界があるため、規模の大きな在庫管理には不向きと言えます。

誰でも出来る手軽さが魅力ですが、導入を検討する場合はあらかじめ機能の確認や費用を確認しておくことが大切です。

ハンディターミナル

在庫管理でよく使われる端末の2つ目は、ハンディターミナルです。

ハンディターミナルは流通や小売業まで幅広く活用されている端末で、商品のバーコードやQRコードを読み取っての入力や管理を行えます。データの送受信機能も備わっており、スマホの在庫管理アプリと比べて機能が充実しているため、あらゆる業界で活躍できる端末です。

便利な機能が充実している反面、導入に時間とコストがかかり、スマホアプリに比べて操作が複雑なので、ミスが発生することがあります。

導入に時間はかかるものの、一度導入したら目視でやるよりも作業時間を短縮できて、少ない人員でも在庫管理を行える端末です。

印字機器

在庫管理でよく使われる端末の3つ目は、印字機器です。

印字機器を使っての在庫管理は、英数字や記号を用いて、二次元コードやバーコードに変換して商品を管理します。商品名をいちいち登録する必要がなく、変換したバーコードなどと連携させることで、在庫管理を行うことができる端末です。

ただし、梱包後の商品の上から印字する場合は、中身を確認せず行うと実際とは違う商品でカウントしてしまう可能性があるため、印字前のチェックは必ず行う必要があります。

記号で暗号化することで在庫管理を簡略化してくれますが、印字前にはチェックしなければならない端末です。

手書きやエクセルで在庫管理をする上での課題

場所や商品によって在庫管理の方法は様々ですが、現在でも手書きやエクセルで管理している企業も存在します。コストがかからず、少ない商品数であれば利点のある方法ですが、ここでは手書きやエクセルで在庫管理する上での課題を2つ解説します。

人為的なミスが起きやすい

手書きやエクセルで在庫管理をするうえでの課題の1つ目は、人為的なミスが起きやすいことです。

在庫管理を行う際に、手書きやエクセルを使う場合は目視と手入力になりますが、注意深く作業を行っていたとしても、人間は機械やAIとは違いミスをする生き物です。

手入力の場合は誤字や数字の書き間違い、エクセルでの在庫管理でも入力する際に絶対に間違えないという可能性は低く、在庫管理をする人の能力によっても変わってきます。

ミスを減らすために2人以上で確認するなどの対策をとると、ミスの数は減らせてもその分時間はかかってしまいます。

作業人数やコストを考えれば在庫システムの導入より利点があるかもしれませんが、人為的なミスが起きやすく作業効率が悪いという課題は顕在です。

ルールが曖昧になりやすい

手書きやエクセルで在庫管理をするうえでの課題の2つ目は、ルールが曖昧になりやすいことです。

在庫システムで在庫管理を行う場合、あらかじめルールや管理方法が定められています。一方で、手書きやエクセルの場合は在庫管理を行う人によってルールや管理方法が変わるため、全員が同じ管理方法をとることは困難です。

仮に、最初に簡単なルールを設定しても、手書きやエクセルで在庫管理作業を進めていくと、「自分にはこの方法がやりやすい」と在庫管理の方法を変えてしまう人も出てきます。責任者が決めた内容だとしても、やり方によっては変えた方が効率が良くなることもあるため、どちらが正しいのかの判断が付かないのです。

在庫管理システムの場合は、システム上で作業内容が決まっているので、ルールが明確化されていますが、手書きやエクセルだとどうしてもルールが曖昧になってしまいます。

在庫管理システムの比較一覧

では実際にどのような在庫管理システムがあるのでしょうか。実際に比較して見てみましょう。

 在庫表+エクセルバーコードRFIDスマートマットクラウド
正確性入力ミス・漏れの可能性スキャン漏れの可能性スキャン漏れの可能性実在庫を自動計測
オペレーション在庫計測+入力が必要コード貼り+スキャンが必要タグ貼り+スキャンが必要自動で計測・記録
遠隔管理現場で計測が必要現場でスキャンが必要現場でスキャンが必要スキャン不要
業務負担×
読み取り精度
現場での作業×××
ソフトウェアなしパッケージカスタマイズパッケージ

各システムごとに特徴は異なりますが、スマートマットクラウドが現時点では最も在庫管理の業務を効率化できると言えます。

在庫管理システムを導入するメリット

ここからは在庫管理システムを導入するメリットについて解説していきます。在庫管理システムを導入するメリットは大きく分けて3つです。

作業が効率化される

在庫管理システムを導入するメリットの1つ目は、作業が効率化されることです。

手書きやエクセルでの管理方法の場合、全ての作業を人の手で行う必要があります。在庫管理を行っている人がものすごく優秀で、入力業務などもスムーズに行えるのであれば問題はありませんが、全ての人が完璧に作業をこなすことは不可能です。

しかし、在庫管理システムを導入することで、人とシステムそれぞれの役割を分担できるため、作業の効率化が図れます。作業時間の短縮にも繋がり、空いた時間で別の作業も行えるため、同じ時間でも作業効率に大きな違いが生まれます。

在庫管理システムを導入することで、作業時間だけでなく在庫管理の質も上がり、利益アップに繋がるのです。

余剰在庫を減らせる

在庫管理システムを導入するメリットの2つ目は、余剰在庫を減らせることです。

在庫管理を行っていく上で、余剰在庫の存在は避けられません。特に手書きやエクセルでの在庫管理を行う場合は、「在庫がないと思って発注したら実はまだ在庫があった」ということは、たびたび発生します。

これは人の手で作業を行っているため、どれだけ徹底していてもなくなることはないミスなのです。しかし、あらゆる企業において余剰在庫の存在は損失を生み出すため、出来る限り減らしたいのは事実です。

在庫管理システムを導入することで、効率的に在庫管理を行うことが可能となり、余剰在庫を未然に防ぐことが出来ます。

余剰在庫の有無は会社の利益に大きく影響を与えるため、在庫管理システムを導入するきっかけになるかと思います。

人為的なミスを防止しやすい

在庫管理システムを導入するメリットの3つ目は、人為的なミスを防止しやすいことです。

人の手のみで在庫管理を行う場合、ミスなく完璧にこなすのは困難です。そして、ミスは人間であれば誰にでも有りうるものですが、1つのミスで大きな損失が生まれることもあります。

しかし、在庫管理システムを導入することによって、ミスを限りなくゼロに近づけることが可能となります。

人の手で全て行っていた在庫管理業務の一部をシステムが請け負うことによって、人の仕事の負担を減らし、その分業務に集中できます。

防げたはずのミスが発生しないように、在庫管理システムを導入するのも選択肢の1つです。

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在庫管理システムを有効活用するには

在庫管理システムは便利なものですが、使い方を誤ると企業にとって負担となってしまいます。在庫管理システムを有効活用するためにも、企業は以下のような対策をとることが大切です。

現場に合ったツールを選ぶ

在庫管理システムは便利なシステムですが、現場の人間がシステムを使いこなせなければ宝の持ち腐れです。また、機能のみを重視して選んでしまうと、コストの面で企業に負担をかけることになります。

在庫管理システムを選ぶ上でまず考えるべきは、「自分たちにはどのような機能が必要なのか」ということです。

そのためには「今どんなことで困っているのか」「改善したいところはどこなのか」などの問題点を明確にしておく必要があります。

また、業種や使う端末によって機能は様々なので、複数のシステムを比較検討してから選ぶことをおすすめします。

マニュアルの作成とルールの徹底

手書きやエクセルで在庫管理を行う際に課題となっていた「ルールが曖昧になる」問題を解決することも重要です。なぜなら、マニュアルやルールが曖昧だと現場での統率がうまくとれず、在庫管理システムを導入しても作業効率が悪くなるからです。

在庫管理システムの導入を決定した際は、機能の確認だけでなく、操作手順を記したマニュアルを作成し、使用時のルールを決めておけば、導入後の作業がスムーズに行えます。

在庫管理システムを有効活用するためには、実際に使用するシステムを理解し、使い方を理解する必要があります。

現場で実際にシステムを使う人が納得のいくマニュアルとルールの作成が出来るかによって、導入後の経過が変わってくるのです。

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まとめ

今回は在庫管理について解説しました。

在庫管理システムの導入を検討している場合は、ぜひ本記事を参考にして、在庫管理システムを利用してみてください。

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